Ao buscar uma plataforma que pudesse unificar os processos internos e a comunicação com seus funcionários após o processo de fusão, em 2022, a Hapvida NotreDame Intermédica se deparou com o desafio de engajar mais de 68 mil colaboradores. Além do volume, seu quadro contra com profissionais tanto administrativas como assistenciais da saúde, o que exigiu uma lista de pré-requisitos nessa busca. Após alguns meses de testes a rede encontrou na gamificação e integração um caminho para engajar seu time de forma efetiva.
Hoje, a empresa, fruto da fusão entre a Hapvida e a NotreDame Intermédica, é a maior operadora de saúde do Brasil, de acordo com dados da ANS (2023). Atualmente está presente em todas as regiões do Brasil e tem mais 16,1 milhões de clientes odonto e saúde na América Latina.
União em prol da saúde
Com a expansão do quadro de funcionários se expandiu o desafio da gestão interna. A organização passou a contar com diversas empresas de saúde, além das unidades integradas espalhadas por todo o país, cada uma com seus próprios canais de comunicação, com suas particulares e sistemas. Com isso, veio a necessidade de unificar tudo.
Antes, eles contavam com algumas intranets e aplicativos, mas, segundo Giovânia de Alencar, analista de Comunicação Corporativa, “Isso gerava muito retrabalho. Uma campanha, por exemplo, era desdobrada em todos os nossos canais. Então, um dos objetivos também era unificar em uma só plataforma, para gastarmos esforço com outras atividades estratégicas”.
Esse objetivo deu início a um projeto de captação de novas opções disponíveis no mercado. Era primordial incluir interatividade, já que antes eram necessárias várias plataformas com possibilidades de interação distintas. Também era essencial encontrar uma plataforma que permitisse integrar todos os sistemas de gestão de pessoal, para facilitar a jornada dos colaboradores.
Em busca da plataforma para engajar 68 mil
O projeto de buscar uma nova plataforma começou com o time de Inovação, que pesquisou as empresas disponíveis no mercado que atendiam aos pré-requisitos determinados pelas necessidades da Hapvida NotreDame Intermédica. Após encontrar opções compatíveis, começaram as fases de testes com um grupo-piloto.
Este era formado por cerca de 5 mil profissionais segmentados, representando um recorte de toda a organização, incluindo os setores administrativo e assistencial de diferentes estados. A seguir alguns dos pré-requisitos avaliados durante o período de experiência com as plataformas selecionadas:
Integração de todos os sistemas utilizados;
Reset de senha facilitado;
Possibilidade da criação de aba corporativa, com informações personalizadas sobre a empresa;
Plataforma white label, flexível para personalização com a marca empregadora;
Permitir publicações em vídeo;
Permitir pesquisas;
Interatividade com colaboradores;
Informações de acessos para administradores;
Métricas de uso da plataforma;
Gamificação.
“A possibilidade de interatividade foi umas das coisas que mais chamou nossa atenção”, declara Giovânia Alencar, analista de Comunicação Corporativa da Hapvida NotreDame.
Depois de dois meses de testes, a Beehome foi escolhida por atender a todos os pré-requisitos. Porém, houve uma pausa por conta do momento da fusão das empresas. Novamente a plataforma passou por um novo período de validação, dessa vez, com toda a equipe de Governança de Tecnologia da Informação, Segurança da Informação e Compliance, além de análise dos critérios da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Lançamento
Houve um pré-lançamento para o time de RH, com um webinar direcionado para explicar a novidade. Depois, em março deste ano, a plataforma foi lançada para todos os mais de 68 mil colaboradores, intitulada de Nossa Gente.
“Vi que era bem intuitiva. Pude aprender rapidamente os caminhos e dar todo o suporte para a manutenção e atualização diária da plataforma”, compartilha Jackson Araújo, analista de Comunicação Corporativa da Hapvida NotreDame Intermédica.
A plataforma abriu novos caminhos para as ações que já eram desenvolvidas. Transformando o canal de comunicação em uma intranet interativa e colaborativa, houve uma mudança no modo de comunicar pelo meios já usados. Agora, os comunicados enviados por e-mail, mural físico e programa de comunicadores (pessoas que disseminam a comunicação) levam as pessoas à plataforma.
Hoje, o Nossa Gente já conta com mais de 33 mil cadastros. “A plataforma teve uma aceitação muito grande desde o início, a gente teve um trabalho muito grande de empoderar as áreas até elas serem responsáveis por suas comunicações”, declara Giovânia.
“Com todos os colaboradores dentro de uma plataforma, um comunicado fica disponível rapidamente. Também é mais fácil das pessoas acessarem”, afirma Jackson Araújo, analista e Comunicação Corporativa da Hapvida NotreDame Intermédica.
Gamificação: engajando colaboradores com autonomia
As campanhas de gamificação desempenham um papel essencial para incluir todos os mais de 68 mil colaboradores na plataforma, estimulando o interesse em públicos diversos. Por isso, ela foi um pré-requisito importante para a empresa durante a seleção, devido ao desafio de envolver profissionais espalhados em diversas localidades e particularidades.
“Como somos uma empresa de saúde, temos muitos enfermeiros, atendimento de hospital, pronto atendimento, clínicas, pessoas que não têm acesso ou não ficam muito tempo com o computador e celular. Então, veio essa necessidade constante de fazer campanhas de engajamento”, relata Giovânia.
Portanto, durante a primeira fase de implantação da Beehome, o foco foi integrar toda a parte de comunicação. Desde o lançamento do Nossa Gente, vêm sendo realizadas campanhas gamificadas de engajamento. Sendo a primeira campanha uma pesquisa de perguntas sobre a empresa, em que as pessoas com mais acertos participaram de um sorteio de vouchers em delivery. A segunda, foi na campanha de Páscoa, com uma “caça aos ovos”, em que os ovos ilustrativos foram colocados simbolicamente em comunicados e ao final, as pessoas tinham que responder onde eles apareceram.