Formação de Multiplicadores em Treinamento
Fonte: Cozinhanet
Objetivo
Preparar coordenadores e administradores para atuarem como multiplicadores de conhecimentos perante seus liderados, visando:
– implantação da qualidade total
– promoção de uma cultura de renovação constante na empresa
Programa
1. Instrutor, Multiplicador e Facilitador
– diferenças e semelhanças
– qualidades técnicas e humanas para atingir a excelência no papel do multiplicador
2. Como Planejar, Organizar e Executar Sessões de Treinamento
– técnicas de levantamento de necessidade de treinamento
– planejamento do conteúdo do treinamento
– organização e logística do treinamento
– como utilizar os recursos auxiliares de ensino: vídeo, transparência e multimídia
3. Desempenho de Plataforma do Multiplicador
– regras de comunicação
– postura e relacionamento com os treinandos
– técnicas de liderança em situação de aprendizado
– jogos, vitalizadores e dinâmicas de grupo
4. O Pós-Treinamento
– culturas empresariais: como lidar com as dificuldades e facilidades
– como assegurar condições para aplicação do treinamento
– acompanhamento
– técnicas de avaliação e validação
5. Campos Específicos de Atuação para o Multiplicador
– formação interna de mão de obra
MULTIPLICADORES
Percebendo que o aumento da produtividade está relacionado ao ser humano, as organizações passam a investir cada vez mais em programas de qualidade de vida, visando o bem estar do profissional e a satisfação pessoal. A procura por treinamentos diferenciados tem crescido nos últimos anos e a necessidade da formação de treinadores internos se faz necessário, justamente para dar seguimento às mudanças organizacionais e comportamentais.
INSTRUTOR, MULTIPLICADOR E FACILITADOR
Treinamento é a educação que visa adaptar o homem para o exercício de determinada função ou para execução de tarefa específica de uma determinada empresa. Seus objetivos são mais restritos e imediatos visando dar ao profissional elementos essenciais para o exercício de um cargo, preparando-o adequadamente.
Instrutor é o profissional experiente num determinado trabalho, que transmite seus conhecimentos aos aprendizes. É quem executa o treinamento.
Multiplicadores são profissionais capazes de transmitir seus conhecimentos, gerando novos profissionais.
Facilitadores são profissionais dotados de percepção para diagnosticar obstáculos e criar condições para mobilização das boas relações internas e dos bons sentimentos para a eficiência da equipe (ficar atento ao encaminhamento das discussões para os objetivos, e para o efeito que a participação de cada um provoca no grupo como um todo).
As qualidades técnicas e humanas para atingir a excelência do papel do multiplicador é desenvolver a capacidade de treinar, de manter boas relações no trabalho, de melhorar métodos de trabalho e a capacidade de liderar.
Os multiplicadores devem possuir os seguintes conhecimentos:
COMO PLANEJAR, ORGANIZAR E EXECUTAR SESSÕES DE TREINAMENTO
As necessidades de treinamento devem ser orientadas para um objetivo duplo:
– aperfeiçoar o colaborador para desempenhar adequadamente seu cargo atual, e criar condições para que possam ocupar, futuramente, posições mais elevadas ou complexas.
O objetivo principal do treinamento é eliminar (ou pelo menos reduzir a diferença entre o nível de eficiência atual e o nível de eficiência desejada. O levantamento das necessidades de treinamento pode ser efetuado em três diferentes níveis de análise:
ANÁLISE ORGANIZACIONAL *(1)
– Conhecer a empresa como o todo
– Conhecer os objetivos da empresa
– A natureza da empresa
– A política da empresa
– A estratégia da empresa
– Os colaboradores da empresa
– O clima da empresa
– A visão da empresa
ANÁLISE DOS INDIVÍDUOS OU ANÁLISE DE RH *(2)
– Identificar os níveis de conhecimentos, habilidades e atitudes dos colaboradores, que desempenham uma tarefa específica.
ANÁLISE DE OPERAÇÕES E TAREFAS *(3)
– Identificação das espécies de habilidades, capacidades, atitudes, comportamentos e características de personalidade exigidos pelos cargos.
– Identificação das atividades, responsabilidades, condições de trabalho e risco.
· (1) – Análise Organizacional – procura verificar qual é o comportamento da organização, como efetua o seu crescimento, a que se deve seu crescimento, como o ambiente social e físico estão relacionados com o seu crescimento, qual o seu “clima” e sua “imagem”, como a empresa planeja seus produtos e serviços, qual a importância do treinamento.
A análise organizacional não só envolve um estado da empresa como um todo – seus objetivos, seus recursos, a distribuição desses recursos para consecução dos objetivos, como também o ambiente sócio-econômico e tecnológico no qual a organização está colocada.
· (2) – Análise dos indivíduos ou análise de Rh – procura verificar se os recursos humanos são suficientes quantitativa e qualitativamente para as atividades atuais e futuras da empresa. Trata-se da análise da força de trabalho. O funcionamento organizacional pressupõe que os empregados possuam habilidades, conhecimentos e atitudes desejadas pela empresa. É importante determinar se os empregados devidamente posicionados são capazes de desenvolvimento, através do treinamento, ou se torna necessária a contratação de pessoal novo.
· (3) – Análise de operações e tarefas – focaliza o desempenho dos empregados dentro de seus papéis específicos. A intenção é verificar se os empregados estão ou não desempenhando suas tarefas designadas e, se não, se o treinamento pode elevar sua eficácia e, especificamente, qual é o tipo de treinamento requerido.
PLANEJAMENTO DO CONTEÚDO DO TREINAMENTO
Objetivo: Reconhecer os vínculos entre diagnóstico e prescrição do treinamento.
Geralmente os recursos colocados à disposição do treinamento estão relacionados com a problemática diagnosticada, como:
Critérios para Seleção do Conteúdo:
1- validade
2- flexibilidade
3- utilidade
4- adequação do nível dos treinados
5- adequação no tempo
6- significação
7- critérios para ordenação dos conteúdos
8- critério lógico
10 – critério psicológico
É importante definir muito bem os conteúdos para que se atinja os objetivos.
ORGANIZAÇÃO E LOGÍSTICA DO TREINAMENTO
O desenvolvimento do treinamento deverá dispor de local apropriado (se possível), com disposição física das cadeiras, mesas e equipamentos. As alternativas são inúmeras. As mais comuns são apresentadas abaixo:
O Estilo Teatro
O arranjo em estilo teatro permite acomodar um grande número de pessoas em espaço limitado, sendo esta possivelmente a sua única vantagem. Usa-se este arranjo quando não se espera a participação freqüente da audiência. Uma variação deste arranjo é o estilo “espinha de peixe”, com as fileiras ligeiramente inclinadas.
A Formação em “V”
Este arranjo tem a grande vantagem de facilitar a interação do grupo, permitindo que os participantes se comuniquem mutuamente. Sua principal desvantagem é a ocupação de um grande espaço para um grupo relativamente pequeno.
A Formação em “U”
A formação em “U” permite uma utilização mais racional do espaço, em relação à formação em “V”, porém exige que os participantes das fileiras tenham que se inclinar em relação à mesa para assistirem ao filme. Sua grande vantagem é o confronto dos participantes por ocasião dos debates.
O Estilo Mesa Redonda
Sem dúvida, este é o melhor arranjo, quando há um número limitado de participantes. Além de evitar a posição de prepotência do líder, este estilo permite ampla interação do grupo, todos em igualdade de condições. Durante a projeção do filme/vídeo, uma parte do grupo terá que alterar a posição de suas cadeiras. Não é aconselhável quando o instrutor tiver que recorrer freqüentemente ao quadro-negro ou projetar muitas transparências ou slides.
Os Recursos Auxiliares de Ensino
Desempenho de Plataforma do Multiplicador
Aprendendo a comunicar-se com os outros
1. Seja você mesmo – Essa é a primeira e a maior dica de como falar melhor: a naturalidade acima de tudo. Nenhuma técnica poderá ser mais importante que a sua naturalidade. Aprenda, aperfeiçoe, progrida, mas ao falar seja natural.
2. Pronuncie bem as palavras – Pronuncie todas as palavras corretamente, principalmente, não omita a pronúncia do “s” e “r” finais e dos “i” intermediários. Por exemplo, fale: primeiro, janeiro, terceiro, precisar, trazer, levamos e não janero, tercero, precisá, trazê, levamo. Pronunciando todos os sons corretamente, a mensagem será melhor compreendida pelos ouvintes e haverá maior valorização da imagem de quem fala. Faça exercícios para melhorar a dicção lendo qualquer texto com o dedo entre os dentes e procurando falar da forma mais clara possível.
3. Fale com boa intensidade – Se falar muito baixo, as pessoas que estiverem distantes não entenderão suas palavras e deixarão de prestar atenção. Também não deverá falar muito alto porque, além de se cansar rapidamente, poderá irritar os ouvintes. Fale numa altura adequada para cada ambiente. Nunca deixe, entretanto, de falar com entusiasmo e vibração. Se não demonstrar interesse por aquilo que transmite, não conseguirá também interessar sua platéia.
4. Fale com boa velocidade – Não fale rápido demais. Se a sua dicção for deficiente será ainda mais grave, já que dificilmente alguém conseguirá entendê-lo. Também não fale muito lentamente, com pausas prolongadas, para não entediar os ouvintes. Use um aparelho gravador para conhecer melhor a velocidade de sua fala e decidir-se pelo melhor estilo.
5. Fale com bom ritmo – Alterne a altura e a velocidade da fala para construir um ritmo agradável de comunicação. Quem se expressa com velocidade e altura constantes acaba por desinteressar os ouvintes, não pela falta de conteúdo, mas pela maneira descolorida como se apresenta.
6. Tenha um vocabulário adequado – Um bom vocabulário tem que estar isento do excesso de termos pobres e vulgares, como palavrões e gírias. Por outro lado, não se recomenda um vocabulário repleto de palavras difíceis e quase sempre incompreensíveis. Evite também o vocabulário específico da sua profissão diante de pessoas não familiarizadas com esse tipo de palavreado. Evitando o vocabulário pobre e vulgar, não tendo a preocupação de se expressar com palavras difíceis, e reservando o vocabulário profissional apenas para aqueles que atuam dentro da mesma área, você estará desenvolvendo um vocabulário simples, objetivo e suficiente para identificar todas as suas idéias e pensamentos.
7. Cuide da gramática – Um erro gramatical, dependendo da sua gravidade poderá atrapalhar a apresentação e até mesmo destruir sua imagem. Toda gramática precisa ser correta, mas principalmente faça uma revisão de concordância e conjugação de verbos. Muitos hesitam na construção das frases porque tem dúvidas sobre a concordância a fazer ou o verbo a conjugar. Além disso, aumente suas leituras de livros de bons autores e observe atentamente a construção das suas frases. A leitura é uma das melhores fontes de aprendizado.
8. Fale com atenção – Fale com entusiasmo, vibre com a sua mensagem, demonstre emoção e interesse nas suas palavras e ações. Assim, terá autoridade para interessar e envolver os seus ouvintes.
9. Tenha início, meio e fim – Toda fala, seja em uma simples conversa ou uma apresentação para uma grande platéia, precisa ter início, meio e fim.
Início
No início procure conquistar os ouvintes desarmando suas resistências e conquistando seu interesse e atenção. Para isso poderá lembrar-se de algumas das seguintes dicas:
DEVERÁ
– Conte uma pequena história que tenha estreita relação com o conteúdo de sua mensagem.
– Elogie sinceramente os ouvintes.
– Use uma frase que provoque impacto.
– Diga que não irá consumir muito tempo.
– Demonstre sutilmente que conhece o assunto e possui experiência.
NÃO DEVERÁ
– Pedir desculpas por estar com problemas físicos (gripes, resfriado, dor de cabeça etc.) ou por não estar devidamente preparado para falar.
– Contar piadas.
– Fazer perguntas quando não desejar respostas.
– Tomar partidos sobre assuntos polêmicos.
– Começar com chavões ou frases muito usadas. Por exemplo: “A união faz a força”, “uma andorinha só, não faz verão” etc.
Meio
– Na primeira parte do meio, prepare o tema a ser abordado.
– Conte numa única frase, a matéria que irá abordar. Por exemplo: “vou falar sobre o lazer do homem moderno”.
– Em seguida faça um relato histórico do tema, ou levante um problema para o qual dará solução.
– Finalmente, fale sobre as etapas do assunto que irá desenvolver. Por exemplo: se o tema fosse lazer, as etapas poderiam ser: o lazer no campo, o lazer na praia e o lazer no clube.
– Na segunda parte do meio, desenvolva o assunto principal atendendo ao que for preparado. Se fez um relato histórico, agora fale do presente; se levantou um problema, agora dê a solução; se dividiu o tema, agora cumpra as etapas prometidas. Use comparações, exemplos, estatísticas, testemunhos, enfim, tudo que puder para confirmar o conteúdo da sua exposição. Se sentir que alguém poderia fazer alguma objeção às suas afirmações, este é o momento de refutá-la.
Fim
No final, faça uma breve recapitulação. Em apenas uma ou duas frases, faça um resumo do que apresentou. Em seguida, para encerrar, use os mesmos recursos sugeridos para iniciar: elogiar o auditório, fazer uma citação, aproveitar uma circunstância, um fato bem humorado, levantar uma reflexão etc. Não encerre dizendo “era isso que eu tinha para falar”, ou outras formas vazias, sem objetividade.
A Postura Correta
Fique sempre bem posicionado. Ao falar procure não colocar as mãos nos bolsos, nas costas, cruzar os braços, nem se debruce sobre a mesa, cadeira ou tribuna. Deixe os braços naturalmente ao longo do corpo ou acima da linha da cintura e gesticule com moderação. O excesso de gesticulação é mais prejudicial que a falta.
Distribua o peso do corpo sobre as duas pernas, evitando o apoio ora sobre uma perna, ora sobre a outra. Essa atitude torna a postura deselegante. Também não fique se movimentando desordenadamente de um lado para o outro e quando estiver parado não abra demasiadamente as pernas. Só se movimente se pretender se aproximar dos ouvintes, ou dar ênfase a determinada informação.
Não relaxe a postura do tronco com os ombros caídos, poderá passar uma imagem negligente, ou de excesso de humildade. Cuidado também para não agir de forma contrária, não levantando demasiadamente a cabeça nem mantendo rígida a posição do tórax. Poderá passar uma imagem arrogante e prepotente. Deixe o semblante sempre descontraído e, sendo possível, sorridente. Não fale em alegria com a fisionomia fechada nem em tristeza com a face alegre. Lembre-se sempre que é preciso existir coerência entre o que falamos e o que demonstramos na fisionomia.
Ao falar, olhe para todas as pessoas para ter certeza de que estão ouvindo e prestando atenção nas suas palavras, principalmente ao ler, este cuidado tem de ser redobrado, pois sempre existe a tendência de olhar o tempo todo para o texto, esquecendo a presença dos ouvintes.
Liderança
O líder lidera, não monopoliza. Em vez de apresentar suas próprias idéias e excluir as dos outros, ele procura agir como um guia. De certa forma, ele se assemelha e um repórter fazendo uma entrevista e se compromete a extrair o melhor, o mais interessante e mais valioso dos membros da audiência.
O Trabalho a ser Feito
– Deve vender a sua audiência, a importância do respectivo assunto.
– Deve levá-los a analisar o material didático apresentado e a pensar seriamente sobre o tema.
– Deve encorajá-los a desenvolver métodos para se utilizar o material da melhor maneira possível.
– Deve promover entusiasmo, pois quanto maior for gerado e quanto mais perdurar, maior será a eficácia do treinamento.
Para fazer tudo isto, o treinador deve planejar meticulosa e cuidadosamente, conhecedor do assunto que irá expor, está bem informado, previu as prováveis perguntas e objeções, e sabe quais serão as respostas, jamais permitirá que alguém mude o curso do treinamento.
Um segredo simples para obter participação é dirigir perguntas específicas a determinados indivíduos, convocando-os nominalmente. Perguntas genéricas endereçadas a um grupo como um todo, dificilmente produzem bons resultados.
A atribuição de tarefas também gera participação do grupo, o treinador deve designar tarefas e restringir-se ao trabalho de verificar se tudo está marchando bem.
Tudo deve ser feito com simplicidade, pois o formalismo, por vezes bloqueia a participação dos treinandos. Simplicidade não significa descuido ou improviso. Não permita que um participante interrompa outro colega e não deixe duas pessoas falarem ao mesmo tempo. O bom líder conhece as regras de ordem em treinamentos e as aplica.
O Pós Treinamento
A parte final do processo de treinamento é a avaliação dos resultados. Um dos problemas mais sérios relacionados com qualquer programa de treinamento refere-se à avaliação de sua eficiência, e deve considerar dois aspectos:
– Determinar até que ponto o treinamento realmente produziu as modificações desejadas no comportamento dos empregados;
– Demonstrar se os resultados do treinamento apresentam relação com a consecução das metas da empresa.
Será necessário também determinar se as técnicas de treinamento empregadas são mais efetivas que outras que poderiam ser consideradas. O treinamento poderá ser também comparado com outras abordagens para desenvolver os recursos humanos, tais como o aprimoramento das técnicas de seleção ou reestudo das operações de forma a facilitar sua execução.
O treinamento pode sofrer limitações muito variadas, dependendo da organização do órgão de treinamento, do interesse da gerência, das qualificações do administrador de treinamento, ou ainda do clima entre o pessoal. Todavia, sob as mais favoráveis condições, o treinamento não pode:
– resolver os problemas de uma empresa defeituosa. Não resta dúvidas de que uma estrutura organizacional falha pode geralmente criar bloqueios de aprendizagem e impossibilitar a realização dos conhecimentos ou habilidades adquiridas através de uma execução melhorada.
– servir como um substituto de uma seleção e posicionamento inicial de novos empregados.
– aumentar o potencial de aprendizagem. O treinamento pode estimular o uso posterior de aptidões inatas, mas não pode criar potencial.
– Assegurar aumento de execução ou de eficiência. Deve haver uma transferência de conhecimento adquirido, habilidades ou atitudes melhoradas numa determinada situação de trabalho.
– Ignorar o fato de que o esquecimento é mais fácil e mais rápido que a aprendizagem. Só a prática continuada no uso de um novo conhecimento, habilidade ou atitude adquirida pode combater o esquecimento.
A seleção de pessoal é um método destinado a melhorar, ou pelo menos garantir, o funcionamento organizacional por meio da escolha sistemática e científica de habilidades, capacidades e atitudes que as pessoas trazem consigo e que foram adquiridas por intermédio de um longo processo de maturação e contínuo desenvolvimento.
O treinamento deve atender a três critérios de eficácia:
1. Critério de relevância – o treinamento deve desenvolver seus esforços em direção àqueles tópicos e alvos mais importantes.
2. Critério de transferibilidade – refere-se ao grau em que habilidades e comportamentos adquiridos em situações de aprendizagem podem ser aplicados à situação de trabalho.
3. Critério do alinhamento sistêmico – refere-se ao grau em que os comportamentos aprendidos e aplicados em algumas porção da organização podem ser também aplicados em outras porções do sistema.
Estes critérios de eficácia do treinamento e desenvolvimento tornam-se significativos quando considerados em conjunto com as mudanças no ambiente organizacional e nas demandas sobre a organização.